Penggunaan Database Pada Suatu Perusahaan

A. Pengertian DataBase

.

Istilah database berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika. Catatan yang mirip dengan database sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Terdapat beberapa definisi database menurut para tokoh, antara lain:

Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

·                     Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

·                     Data output adalah data yang dihasilkan sistem

·                     Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

Sedangkan sumber-sumber lain menjelaskan bahwa:

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga menggunakan suatu programkomputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.

B. Konsep Dasar DataBase

Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel.

C. Komponen-komponen Database

Empat komponen Data Processing yang menggunakan sistem database :

·                     Perangkat Keras (Hardware) : Penyimpanan Sekunder

·                     Perangkat Lunak (Software) : Program Aplikasi, DBMS

·                     Data : Database mempunyai sifat internal (integritas dari file-file yang terlibat) dan terbagi / share

·                     User : User pembuat program aplikasi, End user (user pemakai data langsung), DBA (Penanggung jawab).

D. Perangkat untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software(perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data.

Sedangkan untuk level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level software yang memungkinkan kita untuk membuat sebuah database antara lain adalah High Level Software dan Low Level Software. Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain seperti Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force, Recital, dbFast, dbXL,Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase, dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low Level Software antara lain Btrieve dan Tsunami Record Manager.

E. Fungsi Database

Fungsi database adalah suatu fungsi yang digunakan untuk menghitung, menjumlah atau mencari nilai tertentu pada suatu database dengan menggunakan syarat-syarat tertentu.

F. Manfaat Database

Berikut ini adalah manfaat database secara umum, yaitu:

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
2. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)
3. Menghindari terjadinya inkonsistensi data
4. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
5. Menyusun format yang standar dari sebuah data.
6. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
7. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.
8. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

G. Manfaat Database dalam Bidang Bisnis

1. Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil

Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala besar maupun kecil. Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan skala kecil dalam membangun database seperti itu?

Sebelum kita bahas lebih dalam, apa sebenarnya definisi dari database itu sendiri? Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file, nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database Management System), pencarian informasi akan dapat dilakukan dengan mudah. Database Management System adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana cara mengaksesnya.

Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut. 

Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info, memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional (Operational Database).

Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan, teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja. Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.

2. Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis

Database bagi perusahaan memiliki peran sangat signifikan, baik itu untuk pengambilan keputusan dengan bantuan DSS (Decision Support System) yang sudah terbangun, untuk memberikan Value Added bagicustomer dengan kemampuannya memberikan informasi yang akurat tepat dan uptodate, dan lain sebagainya.

Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer, memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan. Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua secara manual?

Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung. Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.